De informatie die u in uw e-mailinbox hebt opgeslagen, kan behoorlijk waardevol zijn, vooral als u dat e-mailadres voor zakelijke doeleinden gebruikt. Hoewel u misschien een systeem heeft om een back-up van uw e-mailberichten te maken, heeft u een systeem geïmplementeerd om back-up Outlook-contacten? De manieren waarop u mensen bereikt, evenals hun e-mailadressen, zijn belangrijke elementen van uw zakelijke activiteiten. Bovendien, als je net als veel mensen bent, zou je misschien niet de moeite nemen om het e-mailadres van een persoon in het geheugen vast te leggen. U voegt ze eenvoudig toe als een nieuwe Outlook-contactpersoon en begint vervolgens hun naam te typen in de Naar veld van een bericht wanneer u contact met hen wilt opnemen. Gelukkig is het maken van een back-up van uw Outlook-contactpersonen eenvoudig en er zijn verschillende manieren waarop u dit kunt doen.
Maak een back-upbestand met Outlook-contactpersonen
Het proces van het maken van een back-up van uw Outlook-contactpersonen kan rechtstreeks vanuit Microsoft Outlook 2010 worden uitgevoerd. Bovendien, zelfs als u een zeer groot aantal contactpersonen heeft, is het bestand niet erg groot en kan het gemakkelijk worden gekopieerd of naar een andere locatie worden gemaild.
Begin met het maken van een back-up van uw Outlook-contactpersonenbestand door Microsoft Outlook 2010 te starten. Klik op de Bestand tabblad in de linkerbovenhoek van het venster en klik vervolgens op Open aan de linkerkant van het raam. Dit opent een nieuw menu in het midden van het scherm, waarop u moet klikken Importeren. Ik weet dat we eigenlijk een bestand exporteren, maar dit is de snelste manier om toegang te krijgen tot het hulpprogramma dat u nodig hebt om uw contacten in Outlook te exporteren.
Klik op de Exporteren naar een bestand optie en klik vervolgens op de Volgende knop. Er zijn enkele opties voor bestandsindelingen op dit scherm die van pas kunnen komen als u ooit uw contactgegevens naar een ander e-mailprogramma moet migreren, maar kies voor nu deOutlook-gegevensbestand (.pst) optie en klik vervolgens opVolgende. Klik op de Contacten map in het midden van het venster en klik vervolgens op Volgende.
Klik op de Bladeren boven in het venster, selecteer een locatie op uw computer waar u het bestand wilt opslaan en klik vervolgens op de Finish om een back-upbestand met Outlook-contactpersonen te maken. Er zijn enkele extra manieren waarop u dit back-upproces kunt wijzigen, die we in de volgende sectie zullen bespreken.
Extra back-upopties voor Outlook-contacten
Een spannende manier om deze back-upmethode te combineren met cloudopslag, is door dit artikel te lezen over het installeren van de SkyDrive-map op uw Windows-pc en vervolgens die SkyDrive-map te kiezen als opslaglocatie voor uw Outlook-back-upbestand. Dit geeft je toegang tot het bestand vanaf je computer, terwijl je er ook een kopie van maakt in de cloud voor het geval je computer crasht of wordt gestolen.
Een andere optie om dit proces te optimaliseren en ervoor te zorgen dat uw back-upbestand veilig is, is om het bestand naar uzelf te e-mailen zodra de back-up is voltooid. Aangezien uw Outlook-contactenbestand klein genoeg moet zijn om te e-mailen, wordt er een kopie van het contactenbestand op uw e-mailserver gemaakt, zodat u het bestand vanaf elke computer kunt openen.
Ik heb in het verleden duidelijk gemaakt dat ik een grote fan ben van het CrashPlan-back-upprogramma, en dit is een geval waarin je misschien begrijpt waarom. De standaardinstellingen in CrashPlan zijn al ingesteld om een back-up te maken van de standaardlocatie van uw Outlook-bestand, dus als u CrashPlan op uw computer heeft, maakt het al een back-up van deze informatie.