Outlook 2016 biedt een aantal verschillende tools waarmee u uw e-mails automatisch kunt sorteren. Dit wordt bereikt met regels, die zelfs kunnen worden geconfigureerd om zoiets te doen als het verzenden van een afwezigheidsbericht. Wanneer u regels gaat gebruiken om berichten automatisch te sorteren op onderwerp of afzender, zult u merken dat uw organisatieniveau het gemakkelijk maakt om de e-mails te vinden die u nodig hebt.
Af en toe wilt u er misschien zeker van zijn dat u geen van de belangrijke informatie in uw Outlook-mappen verliest, dus u kunt beginnen met het maken van back-ups van sommige ervan. Maar een Outlook-back-upbestand kan groot zijn en even duren om te maken, dus u kunt er in plaats daarvan voor kiezen om u te concentreren op het maken van een reservekopie van een specifieke map. Onze tutorial hieronder laat je zien hoe je een back-up maakt van een map in Outlook 2016 naar een apart bestand dat je kunt opslaan en verplaatsen naar een andere locatie voor het geval er iets zou gebeuren met je originele Outlook-bestand.
Een reservekopie maken van een enkele map in Outlook 2016
De stappen in dit artikel laten u zien hoe u een reservekopie maakt van een enkele map met e-mails voor een account dat u in Outlook 2016 hebt geconfigureerd. U kunt deze reservekopie van de map opslaan op een locatie op uw computer, en u hebt de mogelijkheid om te kiezen of u wilt dat die reservekopie een .csv-bestand of een .pst-bestand is. Een .csv-bestand kan in een aantal verschillende programma's worden geopend, zoals Kladblok of Excel, terwijl een .pst-bestand in Outlook kan worden geopend. Als u van plan bent de reservekopie van de map naar een andere Outlook-installatie te importeren, kunt u het beste .pst kiezen. Als u de e-mails op een later tijdstip gewoon gemakkelijk wilt kunnen openen, wilt u misschien .csv gebruiken.
Stap 1: Open Outlook 2016.
Stap 2: Klik op de Bestand tabblad linksboven in het venster.
Stap 3: Selecteer de Openen/exporteren optie in de kolom aan de linkerkant van het venster.
Stap 4: Klik op de Importeren/Exporteren knop.
Stap 5: Selecteer de Exporteren naar een bestand optie en klik vervolgens op de Volgende knop.
Stap 6: Kies het type back-upbestand dat u wilt maken en klik vervolgens op de Volgende knop.
Stap 7: Klik op de map waarvan u een back-up wilt maken en klik vervolgens op de Volgende knop.
Stap 8: Klik op de Bladeren en kies een locatie op uw computer waar u de reservekopie wilt opslaan en klik vervolgens op de Volgende knop.
Stap 9: Klik op de Finish om de reservekopie van de map te maken. Houd er rekening mee dat dit even kan duren als u veel e-mailberichten in die map hebt.
Hoewel de stappen in deze handleiding specifiek bedoeld zijn om u te helpen een back-up te maken van een map met e-mails, kunt u in principe dezelfde methode gebruiken om ook een back-up van uw contacten te maken. Ontdek hoe u contacten vanuit Outlook exporteert naar een indeling die u gemakkelijk kunt openen en bewerken in Microsoft Excel.