Heb je een oud e-mailadres dat berichten doorstuurt naar je Gmail-account? Of beheer je een apart account en stuur je berichten van dat account door naar Gmail omdat de interface beter is en het eenvoudiger is om alles op één plek te beheren? Als je een van deze vragen met 'ja' kunt beantwoorden, wil je misschien de e-mails die naar Gmail worden doorgestuurd scheiden van die andere accounts, in plaats van ze in je algemene Postvak IN te verzamelen. Door een combinatie van filters en labels te gebruiken, is het mogelijk om doorgestuurde berichten in Gmail automatisch naar hun eigen aparte map of 'label' te verplaatsen. Dit voorkomt dat u de doorgestuurde berichten verwart met berichten die rechtstreeks naar uw Gmail-account zijn verzonden, en helpt mogelijk verwarrende communicatie te voorkomen die als gevolg hiervan kan optreden.
Doorgestuurde e-mails ordenen met Gmail-filters en -labels
Ik heb veel verschillende e-mailaccounts die ik beheer in Gmail en andere e-mailservices, en het kan vervelend zijn om ze afzonderlijk te controleren. Ik hou echt van de standaard Gmail-webinterface en zou het liefst alles daar beheren. Dus ik heb al die accounts ingesteld om berichten door te sturen naar één Gmail-account, waar ze efficiënt worden gefilterd in afzonderlijke mappen of labels. Terwijl ik elk van die labels controleer, weet ik welk e-mailaccount het doelwit van die berichten was en kan ik indien nodig op de juiste manier op het bericht reageren. Het verwijdert ook onnodige rommel van de hoofdinbox, waar ik het liefst zo min mogelijk berichten heb. Bij het hieronder beschreven proces wordt ervan uitgegaan dat je het doorsturen naar je Gmail-account al hebt ingesteld en dat je het verificatieproces hebt voltooid dat vereist is voor deze actie.
Stap 1: Log in op het Gmail-account waarnaar uw berichten worden doorgestuurd.
Stap 2: Vouw de labels (mappen) aan de linkerkant van het venster uit en klik vervolgens op de Nieuw label maken koppeling. U zult waarschijnlijk op de moeten klikken Meer link onderaan uw huidige labels om deze link weer te geven.
Stap 3: Typ een naam voor het nieuwe label in het veld bovenaan het venster (ik gebruik "Doorgestuurde berichten" omwille van de eenvoud, maar ik zou aanraden iets te gebruiken dat gemakkelijk de bron van de doorgestuurde berichten identificeert), klik dan op de Creëren knop. U kunt de nestoptie gebruiken als u het nieuwe label onder een reeds bestaand label wilt opnemen, maar omwille van deze tutorial gaan we gewoon een ander label op het hoogste niveau maken.
Stap 4: Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van het venster en klik vervolgens op Instellingen.
Stap 5: Klik op de blauwe Filters link in het midden van het venster.
Stap 6: Klik op de Een nieuw filter maken koppeling.
Stap 7: Typ het e-mailadres van waaruit de berichten worden gefilterd in de Naar veld en klik vervolgens op de Filter maken met deze zoekopdracht koppeling.
Stap 8: Vink het vakje links van . aan Pas het label toe, kies het label dat u eerder hebt gemaakt, vink het vakje links van . aan Pas filter ook toe op x overeenkomende gesprekken (de x-waarde is gelijk aan het aantal berichten dat momenteel in Gmail staat en dat al is doorgestuurd vanuit dat account), en klik vervolgens op de knop Filter maken knop.
Gmail voert vervolgens het filter uit op uw bestaande gesprekken en verplaatst alle berichten die aan deze criteria voldoen naar het label dat u eerder hebt gemaakt. Bovendien worden alle toekomstige berichten die vanaf dat account worden doorgestuurd, automatisch naar dit label verplaatst.
Je hebt waarschijnlijk gemerkt dat er veel andere opties zijn die je had kunnen toepassen op het filter dat je zojuist hebt gemaakt. Als u slechts enkele van uw doorgestuurde berichten naar dit label wilt verplaatsen, kunt u deze items gebruiken om uw berichten verder te filteren. Er is veel dat u kunt doen met de filters in Gmail, en u kunt uw Postvak IN naar een heel ander organisatieniveau tillen door uw Gmail-filters aan te passen.