Als je net de arbeidsmarkt betreedt, of als je een carrièreswitch wilt maken, heb je waarschijnlijk vastgesteld dat veel van de beschikbare banen een soort computertraining vereisen. De werkelijke omvang van de benodigde vaardigheden zal enorm variëren, afhankelijk van het soort baan dat je wilt, maar zelfs de meest elementaire banen waarbij je achter een computer zit, vereist enige kennis van Microsoft Excel.
Deze functie-eis mag echter geen totale afschrikking zijn als u niet bekend bent met het programma. Zelfs als je in je hele leven nog nooit Microsoft Excel hebt gebruikt, kun je dit artikel lezen om te zien wat je als basis moet hebben als je gaat solliciteren op banen waarvoor enige Excel-ervaring vereist is.
Als je op zoek bent naar een baan, bezoek dan Jooble. Ze hebben een verbazingwekkende selectie van beschikbare banen over de hele wereld, waarvan er vele je in staat stellen om op afstand vanuit huis te werken.
Inhoudsopgave verberg 1 Vertrouwd raken met de Excel-interface en -termen 2 Excel-sorteertaken die u moet kennen voor het zoeken naar banen 3 Handige opmaakopties voor Excel-weergave 4 Enkele basisberekeningen en formules voor Excel 5 Oefenen, oefenen, oefenen 6 Aanvullende bronnenVertrouwd raken met de Excel-interface en -voorwaarden
Bedrijven hebben de neiging om geen wijzigingen of upgrades aan hun systeem aan te brengen totdat het een probleem wordt, dus het zal u misschien verbazen te horen dat veel bedrijven nog steeds Microsoft Excel 2003 gebruiken. Sindsdien zijn er verschillende volledige versie-updates geweest, maar Excel 2003 heeft nog steeds een grote aanhang en installatiebasis.
Daarom kan het zijn dat u bij het solliciteren naar een baan bekend moet zijn met meerdere versies van Excel. Maar welke versie van Microsoft Excel u ook gebruikt (nieuwe versies worden om de paar jaar uitgebracht en worden geïdentificeerd aan de hand van het jaar van uitgave). Microsoft Excel 2010, Microsoft Excel 2013, of Microsoft Excel 2016) zullen een paar dingen altijd hetzelfde blijven. Het grootste deel van het Excel-venster wordt ingenomen door een patroon van kleine rechthoeken. Elk van deze rechthoeken heet a cel, en ze zijn georganiseerd in rijen en kolommen. Een rij is een horizontale reeks cellen, terwijl een kolom een verticale reeks cellen is.
Klik op een van de cellen en u kunt een cijfer of letter typen, en wat u hebt getypt, wordt in de cel weergegeven. De informatie in de cel heet de waarde.
U kunt het uiterlijk van uw cellen en waarden ordenen, sorteren en aanpassen met behulp van de menu's boven aan het scherm.
Het uiterlijk van de menu's is afhankelijk van de versie van Excel die u gebruikt en helaas gebruiken veel verschillende bedrijven allemaal verschillende versies van het programma. De meeste kernfunctionaliteit is echter in elke versie aanwezig, dus zolang u bekend bent met wat u moet doen, zou u de benodigde menu-actie moeten kunnen vinden.
Excel-sorteertaken die u moet weten voor het zoeken naar banen
Het sorteren van een reeks cellen in Excel is een van de meest voorkomende taken die u moet weten wanneer u Excel in uw nieuwe baan gebruikt en als u een pre-hire test van uw competenties krijgt, krijgt u waarschijnlijk een willekeurige groepering van gegevens die u moet ordenen. Of u nu een lijst met achternamen alfabetisch wilt ordenen of een reeks getallen van hoog naar laag wilt ordenen, Excel maakt dit mogelijk met één klik op een knop. Bovendien is de methode voor het sorteren van woorden en getallen hetzelfde en kunt u kiezen tussen sorteren van laag naar hoog of van hoog naar laag.
Een andere manier om uw gegevens te sorteren, is door informatie uit de huidige cel te kopiëren en te plakken naar de locatie waar u die informatie echt nodig hebt. Als je ooit eerder een kopieer- en plakfunctie in een programma hebt gebruikt, werkt die in Excel op precies dezelfde manier. Klik op een cel en druk vervolgens op Ctrl + C op je toetsenbord om het te kopiëren (of Ctrl + X om het te knippen), klik vervolgens op de gewenste cel en druk op Ctrl + V om het te plakken.
Dit werkt ook als u een hele rij, kolom of groep cellen wilt kopiëren. Klik op het rijnummer aan de linkerkant van het venster, op de kolomletter bovenaan het venster, of gebruik uw muis om de gewenste cellen te markeren en gebruik vervolgens de eerder gedefinieerde kopieer- en plakopdrachten.
Een laatste sorteermethode omvat het gebruik van de Zich verstoppen en zichtbaar maken opties in Excel. Hiermee kunt u een rij of kolom uit de weergave verwijderen, terwijl u dat gegevensbereik niet uit de spreadsheet verwijdert. U kunt een rij of kolom verbergen door met de rechtermuisknop op het rijnummer of de kolomletter te klikken en vervolgens op de Zich verstoppen optie. U kunt een rij of kolom zichtbaar maken door met uw muis de rijen of kolommen voor en na de verborgen reeks te selecteren, door met de rechtermuisknop op de selectie te klikken en vervolgens op de zichtbaar maken optie.
Handige opmaakopties voor Excel-schermen
Een andere groep Excel-taken die u dagelijks tegenkomt, draait om het aanpassen van de manier waarop uw cellen eruitzien en hoe ze worden afgedrukt. Met elke versie van Excel kunt u de kleur van uw cellen, het uiterlijk van het lettertype en de grootte van uw cellen wijzigen. Kleurveranderingen zijn snel toegankelijk in alle versies van Excel door met de rechtermuisknop op de cel te klikken en vervolgens een keuze te maken uit de opmaakopties in het snelmenu.
U kunt met de rechtermuisknop op een rijnummer of kolomnaam klikken en vervolgens de rijhoogte of kolombreedte optie om de grootte op te geven van de rij of kolom die u wilt wijzigen. Dezelfde functie is van toepassing als u een groep rijen of kolommen selecteert.
Een laatste methode om het uiterlijk van uw Excel-bestand op te maken, specifiek voor afdrukken, is om de Pagina instellingen menu. De Pagina instellingen menu is te vinden door te klikken op de Pagina instellingen knop in de rechterbenedenhoek van de Pagina instellingen gedeelte over de Pagina layout menu.
Dit menu bevat opties waarmee u de richting van uw pagina, de marges van de pagina, de koptekstinformatie en het al dan niet afdrukken van rasterlijnen op de pagina kunt specificeren. Het afdrukken van rasterlijnen is een verrassend belangrijk element om te overwegen wanneer u Excel-bestanden afdrukt, omdat het de beste methode is om een afgedrukt document leesbaarder te maken. Tenzij specifiek geïnstrueerd om dit niet te doen, voeg ik ze meestal standaard toe.
Enkele basisberekeningen en formules voor Excel
Het meest voorkomende ding dat ik tegenkom met Excel-bestanden is gewoon een aantal getallen bij elkaar optellen. Dit geldt met name in bedrijfsscenario's waar veel bestellingen en rapporten enorme spreadsheets zijn met cellen die bij elkaar moeten worden opgeteld om de totale waarde van een verkoop te bepalen. Ik heb persoonlijk gezien dat mensen handmatig waarden in Excel samenvoegden, wat bijna het doel van het programma verslaat. Excel bevat een AutoSom knop, op de formules balk, die automatisch een reeks cijfers voor u toevoegt. Klik op de AutoSom knop, markeer de cellen die u wilt optellen, druk op Binnenkomen. Het opgetelde totaal van de cellen wordt weergegeven in de eerste cel onder of rechts van de cellen die u hebt geselecteerd.
U kunt ook formules in cellen typen voor wat meer controle over waar het totaal wordt weergegeven. Formules zijn meestal samengesteld in een formaat als =A1+A2, =A1-A2, =A1*A2 of =A1/A2. Als je nieuwsgierig bent, kun je handmatig een AutoSum-functie schrijven met behulp van het formaat =SOM(A1:A2).
Oefen, oefenen, oefenen
Zoals met bijna al het andere in het leven, moet je oefenen om beter te worden in Excel. U kunt misschien specifieke taken uitvoeren met geleide leiding, maar de echte waarde voor een potentiële werkgever komt pas wanneer u een van deze taken naadloos uit het hoofd kunt uitvoeren. Dit zal resulteren in een verhoging van uw productiviteit, wat uw waarde zal verhogen. Als u Excel blijft gebruiken, ontdekt u bovendien andere manieren om taken uit te voeren en leert u andere handige tips en trucs die het gemakkelijker maken om grote hoeveelheden gegevens in enkele seconden te ordenen, sorteren en manipuleren.
Aanvullende bronnen
- Toon het tabblad Ontwikkelaars in Excel 2011
- Open XML-bestanden met Excel in Windows 7
- Hoe u automatisch rijen nummert in Excel 2010
- Een Google Spreadsheets-bestand exporteren voor Microsoft Excel
- 5 redenen om een Office 2013-abonnement te nemen
- Excel-standaardlettertype in Excel voor Office 365