Het is belangrijk om te weten hoe u een afwezigheidsbericht instelt in Outlook 2013 als u contacten heeft die u mogelijk een e-mail sturen, en zij moeten weten dat u het bericht mogelijk een tijdje niet ontvangt. Een afwezigheidsantwoord is iets dat wordt verzonden zodra een e-mailbericht uw inbox in Outlook 2013 bereikt, en de inhoud van het afwezigheidsantwoord kan alle informatie bevatten die u mogelijk wilt overbrengen.
De onderstaande stappen laten u zien hoe u een afwezigheidsbericht maakt in Outlook 2013 als u een e-mailaccount heeft dat geen deel uitmaakt van een Exchange-server. Dit omvat e-mailadressen die worden gehost door e-mailproviders zoals Gmail, Yahoo, Outlook.com of een van de vele andere vergelijkbare providers. De meeste e-mailproviders hebben ook een afwezigheidsbericht dat u kunt configureren via hun webportaal, wat een betere optie kan zijn, afhankelijk van uw omstandigheden.
Outlook-distributielijsten kunnen een goede optie zijn als u vaak dezelfde grote groep mensen moet e-mailen en niet elk afzonderlijk adres handmatig wilt invoeren.
Automatisch antwoord instellen in Outlook 2013
- Outlook 2013 openen.
- Klik op de nieuwe e-mail knop.
- Typ uw afwezigheidsbericht in het tekstvak van de e-mail.
- Klik op de Bestand tabblad.
- Klik Opslaan als.
- Typ een naam voor de sjabloon in de Bestandsnaam veld en klik vervolgens op Opslaan als type, Kiezen Outlook-sjabloon, dan klikken Sparen.
- Klik op de Huis tabblad, klik op de Reglement knop en klik vervolgens op Regels en waarschuwingen beheren.
- Klik op de Nieuwe regel knop.
- Klik Regel toepassen op berichten die ik ontvang, dan klikken Volgende.
- Klik Volgende, dan klikken Ja.
- Selecteer de Reageren met een specifieke sjabloon optie en klik vervolgens op Een specifieke sjabloon.
- Klik Kijk in, Klik Gebruikerssjablonen in bestandssysteem, selecteer vervolgens de sjabloon die u eerder hebt gemaakt en klik op Open.
- Klik op de Volgende knop.
- Stel eventuele uitzonderingen in en klik vervolgens op Volgende.
- Klik op de Finish knop.
Ons artikel gaat hieronder verder met aanvullende informatie en afbeeldingen voor deze stappen. Het is een beetje ingewikkeld om een automatisch antwoord in Outlook in te stellen en er zijn verschillende plaatsen waar u enkele instellingen kunt aanpassen, die we in de volgende sectie verder bespreken.
Een afwezigheidsantwoord maken en inschakelen in Outlook 2013 (gids met afbeeldingen)
De onderstaande stappen laten u zien hoe u een afwezigheidsbericht kunt maken en inschakelen in de Microsoft Office 2013-versie van Outlook.
Wanneer iemand u een e-mail stuurt, stuurt Outlook automatisch antwoorden met het afwezigheidsbericht dat u aanmaakt. Houd er rekening mee dat Outlook 2013 geopend moet zijn om dit te laten werken. Als u Outlook 2013 niet de hele tijd dat u niet op kantoor bent geopend kunt laten, kunt u het afwezigheidsantwoord beter rechtstreeks via uw e-mailhost instellen.
De onderstaande links laten u zien hoe u een afwezigheidsbericht kunt instellen voor een paar van de populaire e-mailproviders als u uw computer en Outlook 2013 niet aan kunt laten staan tijdens uw gehele afwezigheid.
- Een afwezigheidsbericht instellen voor Gmail-accounts
- Een afwezigheidsbericht instellen voor Yahoo-accounts
- Een afwezigheidsbericht instellen voor Outlook.com-accounts
De onderstaande stappen laten u zien hoe u een afwezigheidsbericht maakt in Outlook 2013 als u geen Exchange Server-account hebt en een IMAP- of POP3-account gebruikt. Als u wel over Exchange beschikt, kunt u een afwezigheidsbericht of andere automatische Office-antwoorden maken door naar . te gaan Bestand > Info > Automatische antwoorden.
Stap 1: Open Outlook 2013.
Stap 2: Klik op denieuwe e-mail knop.
Stap 3: Typ uw afwezigheidsbericht in het tekstvak van de e-mail.
Stap 4: Klik op Bestand linksboven in het venster.
Stap 5: Klik op Opslaan als.
Stap 6: Typ een naam voor de sjabloon in de Bestandsnaam veld en klik vervolgens op de Opslaan als type vervolgkeuzemenu, kies Outlook-sjabloonen klik vervolgens op de Sparen knop.
Stap 7: Klik op de Huis tabblad bovenaan het venster, klik op de Reglement knop in de Beweging gedeelte van het lint en klik vervolgens op de Regels en waarschuwingen beheren knop.
Stap 8: Klik op de Nieuwe regel knop.
Stap 9: Klik op de Regel toepassen op berichten die ik ontvang optie en klik vervolgens op Volgende.
Stap 9: Klik op de Volgende knop, tenzij u het afwezigheidsbericht alleen onder bepaalde voorwaarden wilt verzenden. Als u geen opties hebt geselecteerd, klikt u op de Ja om te bevestigen dat u deze regel wilt toepassen op elk bericht dat u ontvangt.
Stap 10: Schakel het selectievakje links van de Reageren met een specifieke sjabloon optie en klik vervolgens op de Een specifieke sjabloon optie in het onderste deel van het venster.
Stap 11: Klik op de Kijk in vervolgkeuzemenu, klik op de Gebruikerssjablonen in bestandssysteem optie, selecteer vervolgens de sjabloon die u eerder hebt gemaakt en klik op de Open knop.
Stap 12: Klik op de Volgende knop.
Stap 13: Stel eventuele uitzonderingen in door op het selectievakje links van elk van die opties te klikken en klik vervolgens op de Volgende knop.
Stap 14: Klik op de Finish om uw afwezigheidsberichtconfiguratie te voltooien en automatische antwoorden te verzenden.
Zoals eerder vermeld, moet uw computer aan staan en moet Outlook 2013 geopend zijn om dit te laten werken. Als uw computer is ingesteld op slaap- of slaapstand na een bepaalde periode van inactiviteit, werkt deze methode voor het verzenden van een afwezigheidsbericht in Outlook 2013 niet.
Wanneer u terugkomt van uw afwezigheid, kunt u deze regel uitschakelen door naar . te gaan Regels > Regels en waarschuwingen beheren (waar we in stap 7 hierboven waren) en klik vervolgens op het vakje links van de regel om het vinkje te verwijderen. Helaas is er geen manier om een starttijd of eindtijd op te geven met deze automatische antwoordmethode.
Aanvullende opmerkingen over het gebruik van automatisch beantwoorden in Microsoft Outlook
- Het is over het algemeen een goed idee om een begintijd en een eindtijd op te nemen in uw afwezigheidsbericht, zodat uw e-mailcontacten ongeveer weten wanneer ze iets van u mogen verwachten.
- Als u toegang heeft tot een webversie van uw e-mailaccount, zoals een Outlook Web-account of Gmail, kunt u die beter gebruiken om uw afwezigheidsbericht te verzenden. Beide e-mailproviders hebben een speciale optie voor vakantiereacties waar u dit een beetje beter kunt automatiseren, en u zelfs een datumbereik kunt kiezen voor wanneer u niet beschikbaar bent.
- Het dialoogvenster Regels kan voor veel meer worden gebruikt dan alleen een afwezigheidsbericht. Ik kan het gebruiken om verschillende reacties te genereren voor mensen buiten mijn organisatie of mensen binnen mijn organisatie, en ik kan e-mails automatisch filteren op onderwerp of afzender.
- De bovenstaande gids is bedoeld om u te helpen een afwezigheidsbericht te maken als u geen Exchange-account heeft. Als je er een hebt, is dit hele proces veel eenvoudiger. Er is een afwezige assistent op de Bestand tabblad waar u automatische antwoorden kunt configureren en zelfs een tijdsbereik voor die antwoorden kunt specificeren. Het automatische antwoordvenster heeft ook een apart tabblad Organisatie voor zowel Buiten mijn organisatie en Binnen mijn organisatie contacten zodat u elk antwoordbericht afzonderlijk kunt aanpassen.
Wilt u dat Outlook 2013 vaker op nieuwe berichten controleert? Pas de instellingen voor verzenden en ontvangen in Outlook 2013 aan om zo vaak als u wilt op nieuwe berichten te controleren.
Zie ook
- Hoe offline werken in Outlook uit te schakelen
- Doorhalen in Outlook
- Een Vcard maken in Outlook
- Hoe de lijst met geblokkeerde afzenders in Outlook te bekijken
- Gmail instellen in Outlook