Oudere versies van Microsoft Outlook hadden te lijden onder een prestatievermindering naarmate de grootte van het Outlook-bestand zou toenemen. Als gevolg hiervan bestaat er een archiveringsfunctie in Microsoft Outlook 2010 die u kunt gebruiken om oude bestanden te archiveren, zoals oude e-mails, contacten, distributielijsten en agenda-items.
Hoewel gebruikers van Microsoft Outlook 2010 niet dezelfde programmavertragingen zullen ervaren als gebruikers van de oude versies, ontvangen en verzenden de huidige e-mail- en agendagebruikers grotere hoeveelheden gegevens, waardoor de omvang van het Outlook PST-bestand snel kan toenemen. Daarom is het niet langer zo noodzakelijk om bestanden in Outlook te archiveren als vroeger, maar het is nog steeds een goede gewoonte om de bestandsgrootte te verkleinen en de prestaties van uw e-mailprogramma te verbeteren.
De Archieftool gebruiken in de Outlook 2010-agenda
Als u meer vertrouwd bent met het wijzigen van de instellingen in oudere versies van Microsoft Office-programma's, kan de lay-out en structuur van Microsoft Outlook 2010 een beetje verwarrend zijn. De meeste configureerbare opties in deze versie van Outlook zijn te vinden door te klikken op de Bestand tabblad in de linkerbovenhoek van het venster. Dit navigatiepatroon geldt ook voor de doeleinden van deze zelfstudie, dus klik erop Bestand tabblad. Klik op de knop Info aan de linkerkant van het venster om een andere set opties weer te geven in het hoofdgedeelte van het Outlook 2010-venster.
Klik op de Opruimhulpmiddelen knop in het midden van het venster, waarin een vervolgkeuzemenu wordt weergegeven met een extra reeks keuzes. Klik op de Archief optie onderaan dit vervolgkeuzemenu.
Een Archief venster wordt nu geopend boven uw Outlook 2010-venster. Als u uw Outlook 2010-bestand volledig wilt archiveren, klikt u op de Archiveer alle mappen volgens de AutoArchiveren instellingen optie bovenaan het venster. Als u echter alleen uw Outlook 2010-agenda wilt archiveren, vinkt u de: Archiveer deze map en alle submappen optie.
Klik op de Kalender optie om de standaardagenda voor uw huidige Outlook 2010-profiel te selecteren. Als u een andere agenda wilt archiveren, zoals een internetagenda, kiest u in plaats daarvan die optie. Als u een pijl links van de gewenste agendaoptie ziet, betekent dit dat er meerdere agenda's in dat item zitten. Als u de optie rechts van de pijl selecteert, archiveert Outlook elke agenda in die sectie.
Voltooi de instellingen voor uw Outlook 2010-agendaarchief door op het vervolgkeuzemenu rechts van . te klikken Archiveer items ouder dan en een datum kiezen waarvoor u alle items in uw bestand wilt archiveren. Klik op de oke om door te gaan met het archiveren van uw Outlook 2010-agenda.