Laatst bijgewerkt: 17 april 2019
Spreadsheets afdrukken in Excel 2010 kan frustrerend zijn, vooral als uw spreadsheet op meer dan één pagina wordt afgedrukt. Extra kolommen kunnen op hun eigen pagina uitkomen, kolomkoppen worden alleen op de eerste pagina afgedrukt en het kan over het algemeen moeilijk zijn om een cel visueel te associëren met een rij of kolom.
Ik werk op een kantoor en heb contact met een aantal mensen die allemaal Excel op verschillende vaardigheidsniveaus gebruiken. Ik kan zeggen dat een van de grootste problemen die de meeste mensen hebben, te maken heeft met de manier waarop hun spreadsheet eruitziet als ze ermee klaar zijn en het maken van een fysieke kopiëren. De standaard afdrukinstellingen zijn zelden ideaal voor wat ze willen, en er zijn veel Excel-termen die erg op elkaar lijken en verwarrend kunnen zijn.
Maar er zijn enkele eenvoudige wijzigingen die u op uw Excel-spreadsheet kunt toepassen, zodat deze beter wordt afgedrukt en voor uw lezers gemakkelijker te begrijpen is.
Beter afdrukken in Excel 2010-spreadsheets
In deze zelfstudie worden enkele van de belangrijkste gebieden behandeld die het meest nuttig kunnen zijn voor het verbeteren van een afgedrukt Excel-spreadsheet. Deze gebieden omvatten:
– Onnodige kolommen en rijen verbergen
– Paginanummers toevoegen aan de onderkant van de pagina
– De pagina-oriëntatie aanpassen
– Het papierformaat aanpassen
– De marges aanpassen
– Rasterlijnen afdrukken
– Herhaal de bovenste rij op elke pagina
– Al uw kolommen op één blad passen
Hoewel dit misschien veel lijkt, kunt u bijna al deze wijzigingen vanuit één menu aanbrengen. En als u er eenmaal vertrouwd mee bent, kunt u al deze wijzigingen in slechts enkele seconden toepassen. Het resultaat is een spreadsheet met kolomkoppen bovenaan elke pagina, die gemakkelijk te lezen is en waarbij u niet handmatig de kolomgrootte hoeft aan te passen om te voorkomen dat een extra kolom op zijn eigen pagina wordt afgedrukt.
Onnodige kolommen en rijen verbergen
Meestal vind ik het leuk om hier te beginnen, vooral als ik te maken heb met een spreadsheet die iemand anders heeft gemaakt. Het bevat vaak informatie die niet relevant is voor de reden dat de spreadsheet wordt afgedrukt, en helpt alleen maar om verwarring te zaaien.
U kunt een rij of kolom verbergen door met de rechtermuisknop op de kolomletter of het rijnummer te klikken en vervolgens op de Zich verstoppen optie.
In dit artikel leest u meer over het verbergen van kolommen.
Paginanummers onderaan de pagina toevoegen
Dit is misschien niet iets dat iedereen met zijn spreadsheets zal moeten doen, maar ik heb gemerkt dat grote spreadsheets er vaak erg op lijken van pagina tot pagina. Lezers hebben ook de gewoonte om nietjes te verwijderen en zich te concentreren op afzonderlijke pagina's, waardoor het bijna onmogelijk is om een spreadsheet weer op orde te brengen.
Stap 1: Klik op Invoegen aan de bovenkant van het venster.
Stap 2: Klik op Kop- en voettekst in de Tekst gedeelte van het navigatielint.
Stap 3: Klik in het voettekstgedeelte onder aan de pagina waar u het paginanummer wilt toevoegen.
Stap 4: Klik op de Paginanummer knop in de Kop- en voettekstelementen gedeelte van het navigatielint.
Terwijl u zich in deze weergave bevindt, is dit misschien een goed moment om een koptekst toe te voegen. U kunt dit doen door eenvoudig in het kopgedeelte te klikken waar u uw informatie wilt toevoegen. Alles wat u aan de koptekst toevoegt, wordt op elke pagina herhaald, dus dit is een goede plek om een titel voor de spreadsheet te plaatsen.
U kunt hier meer leren over het maken van een koptekst in Excel 2010.
Voor meer informatie over het toevoegen van paginanummers in Excel 2010, kunt u hier lezen.
De paginarichting aanpassen
Dit gedeelte van de tutorial is wanneer we de . gaan openen Pagina instellingen menu, dat een aantal van de verschillende afdrukopties bevat die we willen aanpassen.
Ik vind dat de meeste spreadsheets die ik afdruk er veel beter uitzien als ze liggend worden afgedrukt. Dit is uiteraard een keuze die zal variëren afhankelijk van uw eigen behoeften, maar het is iets dat eenvoudig kan worden gewijzigd als dat nodig is.
Stap 1: Klik op de Pagina layout tabblad bovenaan het venster.
Stap 2: Klik op de Pagina instellingen knop in de rechterbenedenhoek van de Pagina instellingen gedeelte van het navigatielint.
Stap 3: Klik op de paginarichting die u wilt gebruiken.
We blijven in dit menu voor de rest van de tutorial, dus sluit het nog niet!
Het papierformaat aanpassen
Als de meeste van uw spreadsheets beter worden afgedrukt in de liggende stand, kunnen er af en toe documenten zijn die daarvoor zelfs te groot zijn. Een goede oplossing hiervoor is het gebruik van papier van Legal-formaat, waarmee u nog meer kolommen op één pagina kunt plaatsen.
**Herinnering - Dit menu is toegankelijk door te klikken op de Pagina layout tabblad en klik vervolgens op de Pagina instellingen knop in de rechterbenedenhoek van de Pagina instellingen gedeelte van het navigatielint.**
Stap 1: Klik op het vervolgkeuzemenu rechts van Papiergrootteen klik vervolgens op het gewenste papierformaat.
De marges aanpassen
Het aanpassen van de marges voor uw spreadsheet wordt meestal gedaan omdat u meer informatie op de pagina wilt laten passen. Dus, voor de doeleinden van deze zelfstudie, gaat ons voorbeeld hieronder de marges verlagen tot een lagere waarde.
**Herinnering - Dit menu is toegankelijk door te klikken op de Pagina layout tabblad en klik vervolgens op de Pagina instellingen knop in de rechterbenedenhoek van de Pagina instellingen gedeelte van het navigatielint.**
Stap 1: Klik op de Marges tabblad bovenaan het venster.
Stap 2: Klik op de pijl omlaag onder Links om de marge te verkleinen, herhaal dan voor Rechts, Bovenkant en Onderkant. U zult merken dat ik mijn marges niet heb teruggebracht tot 0, omdat mijn printer moeite heeft met het afdrukken van documenten zonder marge. Dit is gebruikelijk bij veel printers, dus u kunt ook overwegen om de marges in de onderstaande afbeelding te gebruiken.
Rasterlijnen afdrukken
Dit is een van de belangrijkste wijzigingen die ik moet aanbrengen in een afgedrukte spreadsheet, en het is er een die ik aanbreng op bijna alles dat ik afdruk vanuit Excel. Het toevoegen van rasterlijnen maakt het voor lezers veel gemakkelijker om te zien in welke kolom en rij een cel hoort, en kan fouten helpen verminderen.
**Herinnering - Dit menu is toegankelijk door te klikken op de Pagina layout tabblad en klik vervolgens op de Pagina instellingen knop in de rechterbenedenhoek van de Pagina instellingen gedeelte van het navigatielint.**
Stap 1: Klik op de Vel tabblad bovenaan het venster.
Stap 2: Vink het vakje links van . aan Rasterlijnen.
De bovenste rij op elke pagina herhalen
Dit is een andere instelling waarvan u kunt profiteren om uw spreadsheet overzichtelijker te maken. Door de bovenste rij op elke pagina af te drukken, wordt het voor lezers eenvoudiger om te weten tot welke kolom een cel behoort, waardoor fouten worden voorkomen.
**Herinnering - Dit menu is toegankelijk door te klikken op de Pagina layout tabblad en klik vervolgens op de Pagina instellingen knop in de rechterbenedenhoek van de Pagina instellingen gedeelte van het navigatielint.**
Stap 1: Klik in de Rijen om bovenaan te herhalen veld.
Stap 2: Klik op de rij die u wilt herhalen bovenaan elke pagina. In dit voorbeeld gebruik ik rij 1.
Klik op de oke knop onderaan het venster om alle wijzigingen op te slaan die we zojuist hebben gemaakt, omdat we nu klaar zijn met dit venster.
Als je in plaats daarvan een kolom aan de linkerkant van elke pagina wilt herhalen, kun je in dit artikel lezen hoe.
Al uw kolommen op één pagina passen
Dit is het laatste deel van onze tutorial, en het is een wijziging die we rechtstreeks vanuit de gaan maken Afdrukken menu.
Stap 1: Klik op de Bestand tabblad linksboven in het venster.
Stap 2: Klik op Afdrukken in de kolom aan de linkerkant van het venster.
Stap 3: Klik op de Geen schaling knop in het midden van het venster en klik vervolgens op de Alle kolommen op één pagina passen optie.
U zou nu een Excel-spreadsheet moeten hebben die wordt afgedrukt in een eenvoudig, leesbaar formaat dat uw lezers zal aanspreken. Als alles er goed uitziet in de Afdrukvoorbeeld aan de rechterkant van het venster, dan kunt u klikken op de Afdrukken om uw geoptimaliseerde spreadsheet af te drukken.
Veel van de opties die we in het bovenstaande artikel bespreken, werken ook in nieuwere versies van Excel. En hoewel veel van deze secties betrekking hadden op het gebruik van de sectie Pagina-instelling, kunnen sommige van deze instellingen ook vanaf andere locaties worden gewijzigd.
U kunt bijvoorbeeld op de klikken Titels afdrukken knop op de Pagina layout en selecteer de bovenste rij van uw spreadsheet om die bovenste rij op elke pagina af te drukken.
Daarnaast vindt u opties voor het opnemen van rasterlijnen wanneer u afdrukt door naar de Pagina layout tabblad en klik op de Afdrukken optie onder Rasterlijnen in de Bladopties gedeelte van het lint.
Wilt u een vel lege cellen afdrukken voor een checklist of een handmatige inventarisatie? Leer hoe in Excel 2010.